Sabtu, 26 Maret 2011

Rapat dan Pertemuan

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan.
KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT
Pertemuan
Dalam dunia usaha diperlukan penyusunan perencanaan, pengorganisasian, kegiatan pelaksanaan kegiatan dan pengawasan yang harus tersusun dengan baik. Untuk itu diperlukan forum yang berwenang untuk menyusunnya, dengan mempertemukan gagasan, ide, pendapat, saran yang dapat dijadikan bahan dasar untuk menyusun perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai dengan pengawasan.
Pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, dan dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang diikuti oleh semua unsur yang ada. Namun pertemuan tersebut tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk mengumpulkan pendapat.
Rapat
Merupakan pertemuan yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan.
Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hala-hal sebagai berikut :
• Undangan rapat yang singkat dan jelas mengenai hari, tanggal, waktu, tempat rapat,    acara rapat.
• Pengaturan ruang rapat, sesuai dengan kebutuhan rapat.
• Perlengkapan rapat, disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.
Dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat. Bagian terpenting dalam rapat adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila tidak dapat dicapai dapat ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak. Konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap bertanggang jawab dan melaksanakan keputusan tersebut secara ikhlas
Komunikasi Dalam Pertemuan dan Rapat
Dalam rapat dan pertemuan tiap peserta hendaknya :
1. Mampu berkomunikasi secara jujur, trebuka dan bertanggung jawab.
2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.
4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
5. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
Setelah rapat berhasil membuat keputusan atau setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari hasil pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
Teknik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, dan intelegensinya.
Selain itu juga perlu diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Karena itu diperlukan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Menyusun Pesan
Komunikasi sangat penting dalam berorganisasi. Dalam praktek berorganisasi, komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik demi mencapai tujuan organisasi
Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tujuan organisasi serta kemauan. Beberpa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :
1. Informasi tidak tertangkap
2. Membuat kesalahan
3. Menunda atau menumpuk pekerjaan.
4. Penyaringan
5. Hanya menangkap garis besarnya saja.
6. Melemparkan tugas pada orang lain
7. Menghindari informasi

Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Di dalam komunikasi bisnis, kita mengedepankan masalah yang berhubungan dengan bagaimana menyusun kalimat yang efektif, memilih kata secara hati-hati, menyusun paragraf, menulis berbagai jenis surat, menulis laporan.
Jadi, kesimpulannya bahwa yang lebih penting dari semua kemampuan berbahasa itu adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. Oleh sebab itu disini pesan merupakan atau sebagai jantung suatu komunikasi.
Pesan inilah mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu kepada kelompok manusia yang lain.
Komunikasi tertulis ialah bisnis yang sangat penting, sebab itu adalah sumber utama dokumen. Contoh lain dari komunikasi tertulis adalah memo-memo atau pengiriman sejumlah pesan keluar perusahaan dan laporan yang dibuat untuk kepentingan didalam dan diluar perusahaan.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar